役員の交代、就任は自社にとっても大きな出来事ですが、取引先、得意先にとっても業務に影響を与える可能性のある事柄です。丁寧な挨拶状を送ることで、取引先、得意先に良いイメージを持ってもらえるだけでなく、会社の信用も高めることができます。ここでは、挨拶状のマナーやポイントを押さえつつ、役員就任の挨拶状の作成についてご説明していきます。
【マナーとポイントを知りたい！】役員就任の挨拶状の作り方
挨拶状の作成は難しいと思うかもしれませんが、ポイントをしっかり押さえておけば、問題なく作成することができます。理解しておくべきポイントやマナーをここでご説明します。
役員就任の挨拶状で押さえておくべきポイント
役員就任の挨拶状を送るタイミングは？
役員就任の挨拶状は、就任後1週間以内に届くように出しましょう。遅くなると取引先、得意先の信用を失ってしまう恐れもありますし、企業のイメージダウンにも繋がりかねません。株主総会後の取締役会で決議されたらすぐに挨拶状の手配を進め、2～3日以内に発送するのがベストです。そんなにすぐに手配できるの？と思うかもしれませんが、「挨拶状の達人」なら万全の体制でお客さんをサポートできますので、お気軽にご相談ください。
謙虚な姿勢で今後の取引、お付き合いをお願いする
役員の就任は本来直接伝えるべきものなので、挨拶状での知らせは本来礼を欠くものです。謙虚に今後の変わらぬ取引をお願いする姿勢があれば、取引先にも信用できる企業だという印象を与えることができます。誠意のある文面になるように心掛けましょう。オリジナルの文章作成に関しては「挨拶状の達人」のスタッフがアドバイスしますので、お気軽にご相談ください。
役員就任の挨拶状の書き方
挨拶状には定型があるので、それをもとに必要な部分だけ変えて挨拶状を作成することもできますし、オリジナルの文章で作成することも可能です。しかし、独自性を出そうとすると、マナー違反になってしまう恐れがありますので注意が必要です。ここでは挨拶状の構成要素とポイントをお伝えします。ここでは横書きで説明しますが、横書きだと少し軽い印象になってしまいます。儀礼を重んじるためにも挨拶状は縦書きにしましょう。
前文
挨拶状の前文は「拝啓や謹啓などの頭語」「時候の挨拶」「日頃の感謝を伝える言葉」の順に書いていきます。
時候の挨拶は役員就任の時期によって異なります。例えば、4月なら「麗春の候、貴社ますますご清栄のことと慶賀の至りに存じます」、9月なら「秋暑の候、貴社にはいよいよご隆盛のこととお慶び申し上げます」となります。
感謝の言葉は
・平素は格別のご高配を賜り深くお礼申し上げます
・平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます
などとします。
・
主文
役員交代の事情などを細かく説明する必要はありません。役員就任を簡潔に相手に知らせるようにしましょう。
・何卒一層のご指導とご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
・今後とも倍旧のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます
など、今後の変わらぬ取引をお願いしておくことも大切です。
末文
本来は直接ご挨拶すべきところを挨拶状で済ませるのは礼を欠く行為なので
・まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます
などの文章で締めくくり、謹白、敬白などの結語を書きます。
後付け
「日付」「差出人」を明記します。日付は漢数字とし、差出人は会社名の正式名称、役職（代表取締役）、代表者の氏名を明記します。
二つ折カード、三つ折カードなどの形式によっては、役員の役職、氏名を上位の順に、箇条書きで全員分明記することもできます。
役員就任の挨拶状の文例
「挨拶状の達人」では様々なタイプの文例をご準備しています。このまま使うこともできますし、オリジナルの文章を作成することもできますので、文章の作成でお悩みの場合はスタッフにご相談ください。
単カード 社長引退に伴う役員改選
単カード 社長就任 全役員名入り
就任・退任 社長交代文例 役員連名
三つ折カードにすれば、社長交代、役員就任の挨拶、新役員の紹介など、情報量を増やすことが可能です。
二つ折カード 社長就任 全役員名入り
役員就任文例 役員連名
役員の就任・退任の挨拶状を二つ折カードで作成することもできます。
役員就任の挨拶状の作成は「挨拶状の達人」がおすすめ
役員就任の挨拶状は一週間以内に届くようにするのがベストだ、とお伝えしてきましたが、役員の交代で社内業務がバタバタする中、一週間以内に挨拶状を届けるのができるかどうか不安に思う方もいると思います。しかし、「挨拶状の達人」には老舗印刷会社ならではの強みがあります。その強みをご紹介いたします。
整ったサポート体制
挨拶状を作成するとなると、「文章はどうしたらいいの」、「相手に失礼があったらどうしよう」、「相談できる相手がいない」、「間に合うかどうか心配」など、不安や悩みが出てくるかと思います。「挨拶状の達人」には、挨拶状に関する知識、経験が豊富なスタッフが在籍しているので、どんなことでもお気軽にご相談ください。文章作成に関するアドバイスや、オプションのご案内など、スタッフがしっかりサポートいたします。
DTP部がデータを慎重に編集
DTPって何？と思われた方もいるかと思いますが、ＤＴＰとはデスクトップパブリッシングのこと、つまりお預かりしたデータをパソコン上で編集することです。プロの編集者が編集、レイアウトを行うので、仕上がりに十分に満足していただけると思います。個人情報にも配慮してデータを取り扱いますのでご安心ください。
校正チームが誤字脱字をチェック
誤字脱字、入力ミスは挨拶状にはけっしてあってはならないことです。社名、人名に間違いがあった場合、会社の信用を大きく損ねてしまいます。そのようなことを避けるため、「挨拶状の達人」は専門の校正チームを設けています。プロの目線で文章をしっかりチェックするので、間違いのない挨拶状を作成することができます。校正チームのある「挨拶状の達人」なら、大切な挨拶状を安心してお任せいただけます。
業務用の印刷機を使用
「挨拶状の達人」では印刷に業務用の印刷機を使用しています。仕上がりがキレイなのはもちろんのこと、スピーディーな印刷が可能なので、お急ぎの場合でも対応できます。役員就任の挨拶状は一週間以内に届くようにするのがベストです。「挨拶状の達人」なら余裕を持って挨拶状を準備することが可能です。会社の信用にも影響を及ぼす大切な挨拶状の印刷は「挨拶状の達人」にお任せください。
充実したオプション
挨拶状の作成は発送までしっかり行う必要があります。1週間以内に届くようにするためには、封入、切手貼り、宛名書きなどの煩雑な作業まで急ぎで行う必要がありますが、そこまで時間を割くことができない、という担当者の方も多いと思います。でも、ご安心ください。「挨拶状の達人」では、担当者の方をサポートするため、様々なオプションを充実させています。スタッフがアドバイスしますので、どのようなサポートが必要か、ぜひお聞かせください。
役員就任の挨拶状は「挨拶状の達人」にお任せください
役員就任の挨拶状は大切な事柄を相手に伝えるだけでなく、会社の信用にも関わる非常に重要なものです。「挨拶状の達人」は挨拶状に関する知識や経験が豊富なだけではなく、文章の作成から印刷、発送まで、すべての工程をワンストップで提供するので、時間の無駄がなく、相手に失礼のない挨拶状をキレイかつスピーディーに作成することができます。役員就任の挨拶状なら「挨拶状の達人」にお任せください。