【ポイントを徹底解説】役員改選・役員交代の挨拶状の作り方
役員改選・役員交代が決まった場合は、取引先・得意先に新しい人事を伝える挨拶状を送りましょう。役員改選・役員交代は社内だけでなく、相手にも影響を及ぼす大切な事柄です。知らせるタイミングを誤ると会社のイメージを損なうことにもなりかねません。ポイントを押さえた丁寧な挨拶状を、１週間以内を目安に送る必要があります。「どうしたらよいかわからない」、「間に合うように作成できるかどうか不安」と思うかもしれませんが、ご安心ください。豊富な実績のある「挨拶状の達人」がしっかりサポートいたします。
役員改選・役員交代の挨拶状でおさえておくべきポイント
役員改選・役員交代の挨拶状と聞くと、難しいことのように感じるかもしれませんが、挨拶状の作成にはポイントがあり、それをしっかり押さえておけば、問題なく作成することができます。定型もあるので、それをアレンジするだけでも大丈夫ですし、オリジナルの文章を作成することもできます。
ここでは、役員改選・役員交代の挨拶状のポイントをご説明します。
基本的な文章構成
主な内容は「株主総会や取締役会での役員改選」と「それぞれの就任および新体制への移行」のお知らせになります。
役員改選・役員交代の挨拶状には定型がありますのでぜひ参考にしてください。
内容を少し変えたい場合、他の内容も加えたい場合は「挨拶状の達人」のスタッフがアドバイスしますので、お気軽にご相談ください。
前文
挨拶状の前文は「拝啓や謹啓などの頭語」「時候の挨拶」「日頃の感謝を伝える言葉」の順になります。
頭語をつけるのは一般的なビジネス文書と同じですが、「謹呈」のほうが「拝啓」より敬意が高くなります。頭語を「謹呈」とする場合、結語は「謹言」、「敬白」としましょう。
時候の挨拶は役員選任・役員交代の時期によって変える必要があるので注意が必要です。
例えば、4月なら「麗春の候、貴社ますますご清栄のことと慶賀の至りに存じます」、9月なら「秋暑の候、貴社にはいよいよご隆盛のこととお慶び申し上げます」となります。
感謝の言葉は
・平素は格別のご高配を賜り深くお礼申し上げます
・平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます
などの定型文で問題ありません。
主文
主な内容は
「いつ選任されたのか（会社が新体制を決定した日など）」、
「選任された役員の紹介」
「今後のご支援のお願い」となります。
役員改選・役員交代には色々な事情がある場合もあるので、詳しく説明する必要はありません。簡潔に相手に知らせるようにしましょう。
・〇月〇日の株式総会ならびに取締役会におきまして左記のとおり役員が選任され、それぞれ就任いたしました。
とし、新たに就任した役員の布陣は記書きとして別記します。
「役員改選後の新陣容発表」に加えて「社長交代の連名挨拶」などを行う場合は、二つ折カード、三つ折カードの形式を選ぶこともできます。
「何卒一層のご指導とご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます」、「今後とも倍旧のご愛顧を賜りますようお願い申し上げます」など、今後の変わらぬ取引をお願いしておくことも忘れないようにしましょう。
末文
本来は直接ご挨拶すべきところを挨拶状で済ませるのは礼を欠く行為です。
・まずは略儀ながら書中にてご挨拶申し上げます
などの文章で誠意のある文面にしましょう。
後付け
「日付」「差出人」を明記します。日付は漢数字とし、差出人は会社名の正式名称、役職（代表取締役）、代表者の氏名を明記します。
役員改選・役員交代の挨拶状を送るタイミングはどうしたらいい？
役員改選・役員交代の挨拶状は、1週間以内に届くように発送するのがベストタイミングです。知らせが遅くなると取引先・得意先にも失礼になりますし、相手の耳に先に役員改選・役員交代の情報が入ってしまった場合、「大切なことを知らせてこない会社なのだ」とイメージを損ねてしまう恐れもあります。株式総会後の取締役会で決議されたら、すぐに挨拶状の手配に取り掛かるようにしましょう。「挨拶状の達人」なら文章の作成から発送までワンストップで対応できますので、役員改選・役員交代の挨拶状を準備することが決まったら、ぜひ「挨拶状の達人」にご依頼ください。
役員改選・役員交代の挨拶状の文例
役員改選・役員交代の挨拶状の文例を紹介いたします。単カード、二つ折カード、三つ折カードなどの形式がありますので、必要に応じたものをお選びください。どれにしたらよいかわからない、という場合はスタッフにお気軽にご相談ください。
単カード 社長引退に伴う役員改選
定時株主総会1
定時株主総会2
二つ折カード 社長就任 全役員名入り
三つ折りカード 社名変更に伴う社長交代 連名
役員改選・役員交代の挨拶状の作成は「挨拶状の達人」にお任せください！
役員改選・役員交代の挨拶状は1週間以内に届くようにするべき、とお伝えしましたが、「そんな短い期間で準備できるの？」、「新体制に変わる忙しい時期に挨拶状にかける時間を捻出できるだろうか？」と不安になる担当者の方もいらっしゃるのではないでしょうか。しかし「挨拶状達人」は文章の作成から発送までワンストップで対応できるだけでなく、安心してご依頼していだたけるような様々な強みがあります。ここでは、その「挨拶状の達人」の強みをご説明します。
お客様にしっかり寄り添うサポート体制
挨拶状を作成することになると、「この文章で合っているのだろうか」、「一体何から始めるべきなのかわからない」と、不安な気持ちになると思います。「相手に失礼があってはならない」というプレッシャーを感じる方も多いようです。「挨拶状の達人」は長年の経験を持つ老舗の印刷会社なので、挨拶状のマナーに詳しいスタッフが在籍しています。挨拶状担当者様の気持ちに寄り添い、アドバイスも行えますので、挨拶状に関することならどんなことでも「挨拶状の達人」にお気軽にご相談ください。文章の作成か発送までしっかりサポートいたします。
DTP部がデータを迅速に編集
「挨拶状の達人」ではお預かりしたデータをDTP（デスクトップパブリッシング）部が編集します。プロがレイアウトして編集するので、キレイな挨拶状を作成することができます。個人情報の取り扱いについても十分注意しますので、挨拶状なら「挨拶状の達人」にお任せください。地図やロゴを入れたい、カラー印刷にしたい、というご要望にもお応えできますので、お気軽にご相談いただきたいと思います。
校正チームが徹底的に誤字脱字をチェック
大切な挨拶状での誤字脱字や印刷ミスは会社の信用に関わるもので、あってはならないことです。「挨拶状の達人」には校正チームがあり、プロの目が原稿をチェックするので、ミスのない完璧な挨拶状を作成することができます。安心してお任せください。
業務用印刷機がスピーディーな印刷を実現
「挨拶状の達人」では業務用の印刷機を使用しています。キレイに印刷できるのはもちろん、スピーディーな印刷が可能なので、急ぎのご依頼にも対応可能です
充実したオプション
挨拶状の発送には「封入」、「宛名書き」、「切手貼り」などの業務が発生します。しかし、役員改選、役員交代などの大きな人事があると、社内業務で忙しく、なかなか挨拶状の細々とした業務にまで手がまわらないとお困りになる場合もあります。そこで、「挨拶状の達人」ではお客様をしっかりサポートできるオプションをご準備しています。どのような事でお困りなのかどうかをスタッフにご相談いただければ、適切なオプションをご案内させていただきます。
役員改選・役員交代の挨拶状なら「挨拶状の達人」にお任せください
役員改選・役員交代は社内だけではなく、取引先・得意先にも影響のある大切なお知らせです。
IT社会の現代ではEメールやWEBサイトで知らせることもできますが、本来は直接会って伝えるべき重要なことです。丁寧な挨拶状を送ることで、礼を重んじる信用できる会社であるという印象を与えることができます。
しかし、体制の変わる慌ただしい時期は挨拶状の作成にまで時間をさけない、という方もいらっしゃると思います。そんな時はぜひ「挨拶状の達人」にご依頼ください。
老舗印刷会社である「挨拶状の達人」なら、長年の経験と知識を活かし、失礼のないきちんとした挨拶状を作成することができます。急ぎのご依頼にも対応できますので、お気軽にご相談ください。