社長交代・周年記念・式典で使える挨拶状の書き方・例文を紹介！両方送る際の封入のポイントも

会社の設立から一定の年数が経ったタイミングで、節目となる年を祝う周年記念の式典を開催する企業は少なくありません。1周年を記念するケースもあれば、10周年、30周年といった大きな節目を祝うケースもあり、周年記念を祝うタイミングは企業によって変わります。また、周年記念に合わせて社長交代を行うケースも多く見られます。
社長交代と周年記念を兼ねた式典を実施する場合、お世話になっている顧客や取引先などに挨拶状を送付し、社長交代についてお知らせするとともに周年式典への出席をお願いします。では、社長交代や周年記念式典への出席を依頼する挨拶状は、どのように作成すればよいのでしょうか。
今回は、会社の節目を機に周年記念を控える企業の方向けに、社長交代や周年記念式典で使える挨拶状の書き方や例文をご紹介します。ぜひ、挨拶状を作成する際の参考にしてください。

社長交代と周年記念を兼ねた式典における「挨拶状」の役割とは？

社長交代と周年記念が重なった場合、周年式典で新社長の就任を報告するケースがほとんどです。その場合、挨拶状を用いて式典の開催目的や会場などをお知らせすることとなります。では、社長交代と周年式典をお知らせする挨拶状にはどのような役割があるのでしょうか。

日頃の感謝を伝える絶好のチャンス

周年式典とは、会社が節目の年を迎えられたことを祝う式典です。従業員や取引先、株主などからの支えがなければ、企業が長く事業を続けることはできません。周年式典は、これまで会社を支えてきてくれたことに対する感謝の気持ちを伝える絶好のチャンスとなります。挨拶状においても、節目の年を迎えられたことに対する日頃の感謝を伝え、式典への出席をお願いするようにしましょう。また、社長交代についても合わせて報告し、社長就任にあたっての抱負を伝えるとともに、引き続きの支援をお願いすることが大切です。

取引先・株主・社員へのメッセージとして会社の印象を左右する

創業にあたっての思いや企業が歩んできた歴史を振り返ることは、取引先や株主などに自社の存在意義を伝える重要な機会となります。また、社員は自社の発展の軌跡を知ることで会社に対する愛着心が高まるため、式典の開催は組織の一体感を高めることにもつながるでしょう。
周年記念式典での新社長の挨拶は、取引先や株主など、外部の支援者はもちろんのこと、会社を支える社員に対しても、企業が目指す次のビジョンを明確に伝える役割を担います。新社長の言葉こそ、企業が次に向かう方向性を示すものであり、会社のトップとなる新社長がどのような未来を描いているのかによって、取引先や株主は当然ですが、社員が抱く企業への期待も変わってくるのです。

社長交代（退任・就任）の挨拶状の基本的な書き方

周年記念と重なる場合だけでなく、社長が交代するタイミングでは、日頃から付き合いのある方に対して挨拶状を送付し、社長交代についてのお知らせをします。社長交代は、企業のトップが変わる重要なタイミングです。社長交代の挨拶状の送付を怠ると、大切な顧客や取引先に社長が交代したことを伝えられず、信頼関係が崩れ、取引にも支障が生じる恐れがあります。社長交代時には、良好な関係性を維持するためにも挨拶状の送付がおすすめです。
ここからは、社長交代時の挨拶状の基本的な書き方についてご説明します。

誰に送る？送付先とタイミング

まず、社長交代の挨拶状の送付先は、取引先や顧客などの外部の関係者が対象となります。現在も取引がある場合には取引額の大きさに関わらず、全ての取引先に挨拶状を送付することが望ましいです。また、過去に取引があった企業なども挨拶状の送付をきっかけに取引を再開できる可能性があるため、余裕があれば送付リストに加えることをおすすめします。社長交代の挨拶状の送付タイミングは、社長交代後、1週間以内が目安です。
また、社長交代と同時に周年記念式典も開催する場合は、式典への参加をお願いしたい人に対して挨拶状を送付することとなります。具体的には取引先、かつての役員や社員、関係する行政の担当者などが該当するでしょう。周年記念式典の開催をお知らせする挨拶状の送付タイミングは、式典開催予定日の２〜4週間前を目安としますが、規模によってはさらに余裕を持って準備すると安心です。

挨拶状の基本構成をチェック

挨拶状の構成には一定のルールがあります。まず、拝啓や謹啓といった「頭語」から始まり、〇〇の候 ますますご健勝のこととお喜び申し上げますといった「時候の挨拶」を続けます。次に、本文を記載しますが、社長交代の挨拶状には、前社長と新社長が連名で送付するケースと新社長の挨拶だけを記載するケースがあります。新社長からの挨拶文には、新社長に就任したことに対する報告と今後に向けての抱負、新体制になっても変わらぬ支援を願いしたい旨を記載します。また、前社長と新社長が連名で挨拶状を送付する場合には、カードの右側に前社長、左側に新社長の挨拶を記すようにしましょう。
最後は、結びの挨拶で締めくくり、頭語と対となる「結語」を添えたあと、日付、会社名、名前を記載します。

新社長からの挨拶文は謙虚さと決意表明が重要

日本では、謙虚であることが美徳とされる文化があります。そのため、新社長に就任したことを伝える挨拶状では、謙虚な姿勢で指導や支援をお願いしたい旨を伝えるとともに、社長就任にあたっての決意を伝えることが大切です。

周年記念・式典の挨拶状のポイントと例文を紹介

周年記念を迎え、式典を行う際に送付する挨拶状も、基本的には社長交代の挨拶状の構成に従って文章を作成します。しかし、本文の部分については周年記念に合わせて変更する必要があります。

周年記念の挨拶状に盛り込むべき内容とは？

周年記念の挨拶状には、これまでの支えがあったからこそ、節目の年を迎えられたことを伝え、支援への感謝の意を含めることが大切です。また、今後に向けた展望や方針なども加え、引き続きの支援をお願いしたい旨を伝えましょう。周年記念を迎えられたことの報告だけでなく、記念式典を実施する場合には、感謝を伝える場を設けたい旨を記載し、式典への出席をお願いする文章を続けるようにします。その際には、開催日時や場所も記載し、出欠の確認をするハガキを同封することを忘れないようにしましょう。

周年記念挨拶状の例文

創立〇〇周年記念式典ご案内

拝啓 〇〇の候 ますます御健勝のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り 厚くお礼申し上げます
さて 来たる〇月〇日 弊社は創立〇〇周年を迎える事となりました
開業以来 幾多の曲折を経てまいりましたが 幸い今日に至りましたことは偏に皆様方のご支援の賜物と深く感謝いたしております
つきましては ささやかではございますが記念式典を催したいと存じます
ご多用中誠に恐縮ではございますが ご来臨賜りたくご案内申し上げます
なお 式典に引き続き小宴を開催いたしますので是非ご参加いただきたくお願い申し上げます

敬具

令和〇〇年〇月吉日

〇〇〇〇〇株式会社
代表取締役社長〇〇〇〇

記

一、日 時　令和〇〇年〇月〇日(〇曜日)
　　　 　　　　午前〇時〇〇分より(受付開始 午前〇時〇〇分)
一、場 所　〇〇〇〇〇〇 〇階
　　　 　　　　〇〇市〇〇区〇〇〇丁目〇番〇号
　　　 　　　　電話 〇〇〇ー〇〇〇ー〇〇〇〇

追伸
　一　式典終了後 午前〇時〇〇分より〇〇〇〇〇〇〇にて記念パーティーを
　　　開催いたします(終了予定 〇〇時頃)
　二　お手数ですがご出欠を同封の葉書にて〇月〇日までにご連絡下さいます
　　　ようお願い申し上げます

　

お問い合わせ先　〇〇市〇〇区〇〇丁目〇番〇号
　　　　　　　　　　電話 〇〇〇ー〇〇〇ー〇〇〇〇
　　　　　　　　　　〇〇〇〇〇株式会社 〇〇部(担当 〇〇)

式典案内・出欠確認・挨拶の文面の使い分けがポイント

周年記念式典の開催をお知らせする挨拶状では、まず、周年記念を迎えたことをお知らせし、そのうえで感謝の気持ちを伝えるために式典を開催したい旨を記載します。また、式典後にパーティーを予定している場合には、その件も記載しておくようにしましょう。
続けて式典の会場や開催日時、問い合わせ先を明記しておきます。
また、挨拶状とは別に出欠確認のためのハガキも同封し、事前にハガキを返送していただくようお願いします。ハガキには、宛先の部分に自社の住所を印刷しておき、通信部分には出席か欠席かを丸で囲んで、参加の意思を簡単に表明できる形にしておきます。

式典招待状と社長交代挨拶状の両方を送る時の封入の順番をチェック

周年記念の式典を開催する案内状と同時に社長交代の挨拶状を送付する際は、送付物が多くなるため、どのように封入すべきか悩んでしまうこともあるでしょう。封入の順番にはルールが決まっているわけではないものの、一般的には次のような形で封入すると、受け取った相手は内容を確認しやすくなります。
二つ折りにした式典の案内状の中に社長交代の挨拶状、式典の開催場所などの地図、出席確認用の返信ハガキを挟み、案内状を谷折りにして封筒の中に封入します。式典の案内状の中で社長交代についても触れるようであれば、式典の案内状と社長交代の挨拶状を分ける必要はありません。

挨拶状に使う封筒サイズ・用紙選びのポイントと注意点

社長交代の挨拶状や周年記念の挨拶状、式典の案内状などを送付する際には、使用する封筒や用紙にも気をつけなければなりません。挨拶状の送付に適した封筒のサイズや用紙についてご説明します。

高級感ある封筒・厚手用紙がベター

挨拶状を送付する際は企業としての品格を漂わせるような、高級感のある素材でできた封筒を選ぶようにしましょう。ナチュラルな雰囲気のあるクラフト封筒や薄い用紙でできた封筒を選択した場合、他の郵便物との区別がつきにくく、すぐに開封されないリスクもあります。
挨拶状を送付する際には、ケント紙などの、ある程度の厚みがあり白く清潔感が漂う用紙を選ぶことをおすすめします。また、封筒についてもフォーマル感のあるケント紙タイプのものがおすすめです。

長3または洋長3の定番サイズを選ぶ

カードタイプの挨拶状を送付する際には、洋2サイズの封筒を使用するケースが一般的です。また、A4用紙に印刷をする場合には、長3封筒または洋長3封筒が適しています。

差出人や肩書きの正しい書き方をチェック

社長交代の挨拶状の差出人は、新社長です。また、周年記念の挨拶状や式典の案内状を送付する場合も、差出人は企業の代表者である社長となります。
一般的に社長と呼ばれるポジションであっても、代表取締役社長、代表取締役など、企業によって役職名は変わります。差出人を記載する時には、正式な役職名を記載するようにしましょう。

まとめ｜社長交代・周年記念・式典を成功に導く挨拶状を押さえよう

社長交代や周年記念などの挨拶状を送付する際には、必ず、日頃からお世話になっていることに対する感謝の意を伝えることが大切です。取引先や顧客の支援なくして企業が事業を継続することはできません。フォーマルな印象を与える挨拶状は、企業の品格を示すとともに、相手への最大限の敬意を示す書状でもあります。社長交代時にも周年記念を迎える際にも、これまでの支援についての感謝と今後も変わらぬ支援をいただきたい旨を忘れずに伝えることが、取引先や顧客との良好な関係性の継続につながります。 また、周年記念式典を開催する際には、ぜひ出席をお願いしたい旨を加え、出欠確認のための返信ハガキも必ず同封するようにしましょう。