役員改選をした場合や役員が交代した場合には、取引先や顧客に挨拶状を送付し、新役員の就任についてお知らせをすることが一般的です。役員改選の挨拶状は、会社として正式に送付する書状であり、文面や送付方法にミスがあると会社としての品位を疑われてしまう可能性もあります。
そこで今回は、役員改選時の挨拶状の書き方や送付時のポイントなどについて詳しくご説明します。
役員改選の挨拶状とは
役員改選の挨拶状とは、役員が交代したことについて日頃からお世話になっている取引先や顧客にお知らせをする書状です。
挨拶状を送る理由
役員改選時に挨拶状を送付する主な理由は次の2つです。
関係各位にいち早く会社のお知らせをするため
役員改選の挨拶状には、役員が交代したことを取引先や顧客にいち早く知らせる目的があります。挨拶状を送付しなかった場合、取引先や顧客は第三者から役員改選についての情報を耳にする可能性があります。外部に役員改選の情報が伝わっているにもかかわらず、自社や自分のところにだけ知らせが届いていないとなれば、関係性が軽んじられているのではと疑われてしまい、今後の取引に影響が出るリスクもあるでしょう。
役員改選時には、今後も円滑な関係性を維持するために、できるだけ早く挨拶状を送付するようにしましょう。
取引先との信頼関係を築いていくため
挨拶状は、これまでお世話になった方々やこれからもお世話になる方々に対してお礼の気持ちや敬意を伝える書状です。昨今では、メールでのお知らせをしたり、ウェブサイトにお知らせを掲載したりすることも増えています。しかし、日頃の感謝を伝え、引き続きの厚誼をお願いするためには、挨拶状を送付する方が相手への敬意が伝わりやすくなります。
役員改選の挨拶状では、役員が交代したことの報告とこれまでのお礼に加え、今後の変わらぬ取引をお願いするようにしましょう。
役員改選の挨拶状の送り先
役員改選の挨拶状は、日頃から付き合いのある取引先や顧客など、関係者すべてに送付することが一般的です。挨拶状が届いている取引先と挨拶状が届いていない取引先ができてしまうと、挨拶状を受け取っていない側の企業に悪い印象を与えてしまう可能性があります。役員改選の挨拶状は関係先すべてに送付するようにしましょう。
また、挨拶状送付時の宛名は取引先の担当者ではなく、代表者宛に発送することを忘れないようにしましょう。
役員改選の挨拶状はいつ送るべきか
役員改選の挨拶状は、役員改選後、できるだけ早いタイミングで送付します。株主総会で役員改選が決議された場合には、登記を済ませてから1週間以内を目安として発送するとよいでしょう。
役員改選の挨拶状の書き方
挨拶状の書き方には一定の決まりがあります。挨拶状の一般的な形式を知らず、誤った内容の挨拶状を送付してしまうと企業としての品位に傷をつけてしまうため、挨拶状の決まり事 をしっかりと覚えておきましょう。
頭語
挨拶状では、初めに頭語を入れます。頭語は、文末に入れる結語と対になっており、頭語と結語の組み合わせを間違えてしまうとビジネスマナーの基本を知らない、礼儀のない会社だと思われる可能性もあります。頭語と結語の組み合わせを正しく覚え、間違えることのないように注意しましょう。
改まった挨拶状の場合の頭語には「謹啓」「謹呈」などが用いられます。この場合、結語には「謹言」や「謹白」を用います。
挨拶の文
頭語の後には、時候の挨拶と日頃の感謝を伝える文を続けます。
時候の挨拶
時候の挨拶とは、季節に合わせた挨拶です。新春の候、初夏の候、立秋の候など、季節に合わせた言葉を用います。ビジネスで用いる挨拶状の場合には、時候の挨拶に加え、季節を問わずに使用できる「時下」を用いるケースも少なくありません。
時候の挨拶では、「初夏の候、ますますご清祥のこととお慶び申し上げます」といったように、季節を表す語句とともに相手を気遣う文章を続けます。
日頃お世話になっていることへのお礼
次に、「平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます」といったように日頃お世話になっていることに対するお礼の言葉を続けます。
本文
挨拶文の後には、挨拶状の送付目的である役員改選についてのお知らせを記載します。
役員改選の内容
役員改選によって新しい役員が専任された日と新たに就任した役員、専任した役員を紹介します。
今後の抱負
新体制になっての決意や今後の抱負を記載し、今後の良好な関係性の継続をお願いします。
書面での挨拶についてのお詫び
直接訪問してのご挨拶ではなく、書面でのご挨拶になったことをお詫びします。
結語
頭語と対となる結語を記載します。
挨拶状の送りミスを防ぐポイント
挨拶状の形式に誤りがあったり、送らなければならない相手に送付していなかったりといったミスが発生してしまうと、取引先や顧客との関係性にひびが入ってしまう可能性もあります。挨拶状の送りミスを防ぐため、次の2つのポイントに注意しましょう。
定期的に送付リストを更新しておく
挨拶状の送付先は、定期的にメンテナンスをしておく必要があります。以前の代表者宛に送付したり、移転前の住所に送付したりすることがないように、送付リストは定期的に見直し、新しい情報に更新しておくようにしましょう。
印刷業者を使用して送付する
挨拶状は、普段は用いることのない形式や言い回しを使用します。また、句読点を打たない、起こし言葉を入れるなど、細かな決まりがあるためミスのない挨拶状の作成には細心の注意が必要となります。ビジネス文書の一定の決まりに則った挨拶状を作成し、ミスなく美しい文面を完成させるためには、挨拶状の作成経験が豊富な印刷業者を利用することが一番の近道です。
役員改選の挨拶状の文例集
役員改選の挨拶状に利用できる文例をいくつかご紹介します。挨拶状作成時の参考にしてください。
役員改選・就任・交代
謹啓 時下ますますご清栄の段お慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます
さて 私こと
このたび 第○回株主総会および取締役会の決議により○○○○○○株式会社代表取締役社長に選任され 令和○年○月○日をもちまして就任させていただく運びと相成りました
はなはだ浅学非才の身ではございますが 誠心誠意社業の発展に全力を尽くして望む所存でございます
何とぞ一層のご指導ご鞭撻を賜りますよう心よりお願い申し上げます
まずは略式ながら書面をもって就任のご挨拶を申し上げます
謹白
令和〇 年〇月
〇〇〇〇〇〇株式会社
代表取締役社長〇〇〇〇
記
代表取締役社長 〇 〇 〇 〇 (新任)
取 締 役 〇 〇 〇 〇
取 締 役 〇 〇 〇 〇
取 締 役 (非 常 勤) 〇 〇 〇 〇
取 締 役 (非 常 勤) 〇 〇 〇 〇
取 締 役 (非 常 勤) 〇 〇 〇 〇 (新任)
取 締 役 (非 常 勤) 〇 〇 〇 〇
なお 取締役〇〇〇〇は本株主総会をもちまして退任致しました
在任中に賜りましたご厚情に対し厚く御礼申し上げます
役員改選・就任・交代（社長名で役員任命）
謹啓 ○○の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り心より感謝申し上げます
さて このたび 弊社代表取締役社長○○○○の引退に伴いまして 臨時株主総会並びに取締役会をもって役員改選を行い左記就任致しました
つきましては新役員並びに社員一同 皆様のご要望に添うよう邁進致す所存でございます
何とぞ倍旧のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます
謹白
令和〇年〇月〇日
株式会社〇〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長〇〇〇〇
記
代表取締役社長 〇 〇 〇 〇
取 締 役 〇 〇 〇 〇
取 締 役 〇 〇 〇 〇(新任)
役員改選・就任・交代（全役員名を記載）
謹啓 平素は格別のご高配を賜り 深く御礼申し上げます
さて ○○月○○日の株主総会並びに取締役会におきまして 左記のとおり役員が選任され それぞれ就任致しました
つきましては 何とぞご高承のうえ今後とも一層のご指導ご支援を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます
謹白
令和○年○月○日
株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇
常務取締役 〇〇〇〇
取締役 〇〇〇〇
役員改選・就任・交代（株主総会、取締役会）
謹啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます
平素は格別のご高配を賜り有難く厚く御礼申し上げます
さて 〇月〇〇日開催の定時株主総会並びにその後の取締役会において左記のとおり役員が選任されそれぞれ就任致しました
つきましては今後ともなお一層ご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中をもってご挨拶申し上げます
謹白
令和〇年〇月吉日
〇〇〇〇〇〇〇株式会社
代表取締役社長〇〇〇〇
記
代表取締役社長 〇 〇 〇 〇
取 締 役 〇 〇 〇 〇 (新任)
取 締 役 (非常勤) 〇 〇 〇 〇
取 締 役 (非常勤) 〇 〇 〇 〇
取 締 役 (非常勤) 〇 〇 〇 〇
監 査 役 (非常勤) 〇 〇 〇 〇 (新任)
なお 常務取締役 〇〇〇〇は退任致しました
在任中賜りましたご厚情に対し厚く御礼申し上げます
役員改選の挨拶状のご依頼は挨拶状の達人へ！
役員改選の挨拶状は、日頃からお世話になっている取引先や顧客に役員の変更をお知らせする書状です。挨拶状は、いち早く役員改選についてお知らせをし、取引先や顧客に対して敬意を示すとともに、今後も変わらず良好な関係の維持をお願いする役割があります。
役員改選の挨拶状は、文書で送付することが一般的です。しかしながら、挨拶状を作成すること自体が特別なことでもあり、送付する機会はそれほど多くないため、挨拶状の文章をどのように構成すればよいのか、どのような文言を用いるべきか悩んでしまうこともあるのではないでしょうか。
挨拶状の達人は、これまで多くの挨拶状を作成してきた挨拶状印刷の老舗です。ここにご紹介した文例以外にも役員改選の挨拶状のテンプレートを多数ご用意しており、校正のプロスタッフが細かな点までチェックを行っているため、手軽に格式の高い挨拶状を作成することができます。また、お求めやすい価格でありながら、美しい仕上がりもお客様からご好評をいただいております。
役員改選の挨拶状を送付する際には、挨拶状の達人にご相談ください。
■監修者 大川 ユカ子のコメント
役員改選という会社の出来事は、その会社だけでなく取引先や関係者に対しても大きな意味を持ちます。長年お世話になった方が役員に就任する、反対に退任する運びとなった際にはそれなりの対応を講じる必要も生じます。また、役員の改選を知らずに旧役職人事のまま取引を行うことや連絡を取ることは失礼な行為にあたります。そのため、先方にとっても役員改選の知らせはできるだけ早く受け取りたいところでしょう。
役員改選の挨拶状は、速やかに・正確に・礼儀礼節を忘れずに送付する必要があります。そして関係各位に広く漏れなく同じタイミングで発送する心くばりも求められます。
役員改選の挨拶状の文章には、ビジネス文書マナーとしての一定の決まり事や型があります。役員改選の挨拶状の文章の基本的な構成を知らずに、闇雲に自己流で作成してしまうと、送付された取引先や関係者にビジネスマナーを知らない会社だと判断され、会社の格を落とす結果となってしまうかもしれません。役員改選の挨拶状の送付をそつなくスムーズに執り行うことは、きちんとした会社であることのアピールにもつながると捉え、信頼できる専門会社に一任することを選択肢の一つとして考えておくと良いでしょう。
■監修者プロフィール
一般社団法人スマートマナークリエイト
代表理事 大川 ユカ子
学習院大学経済学部を卒業後、全日本空輸株式会社に客室乗務員として10年間勤務。
国際線チーフパーサーやVIPフライトを担当。退社後、しばらくは一男一女の母として育児に専念。のちに一般社団法人スマートマナークリエイト代表理事として美容サロンのスタッフ教育や企業研修などの人材育成ならびに幼児マナー教育を中心に活動。
スタッフ育成はのべ5000人以上。おもてなし協会メディア編集長。
日本テレビnews every出演。雑誌・季刊誌，ウェブ記事多数掲載。
DVD「場の空気の読み方」。