社長交代の正式なお知らせとは？株主総会での発表内容とマナーを解説

株式会社において会社の代表者である社長が交代する際、株主総会での決議が必要になる場合があります。また、社長交代が決定した時には社員だけでなく、取引先など、社外にも社長が交代した旨をお知らせしなければなりません。では、社長交代の正式なお知らせとは、どのような形の通知を指すのでしょうか。
今回は、株主総会での発表内容やマナー、社長交代の正式なお知らせの方法などについてご説明します。

株主総会での社長交代発表｜流れと手順を解説

株式会社では社長交代の際、株主総会を開催する必要があるケースと、株主総会を開催せずに社長交代を進められるケースがあります。ここでは、社長交代の流れについてご紹介します。

定時株主総会と臨時株主総会の違い

まず、株主総会には定時株主総会と臨時株主総会の2つの種類があります。定時株主総会とは、1年に1回、事業年度が終了した後、一定の時期に開催しなければならない株主総会です。株式会社には、定時株主総会の招集・開催が会社法で義務付けられています。定時株主総会では、事業報告や今後の事業の計画などについての説明が行われるケースが一般的です。
一方、臨時株主総会とは、必要に応じて臨時に招集される株主総会のことです。臨時株主総会の議題は、開催目的によって異なります。

取締役会での決議から株主総会開催までの流れ

株式会社には取締役会を設置している会社と取締役会を設置していない会社があり、取締役会の設置の有無によって社長交代までの流れは変わります。
取締役会を設置している場合は、取締役会による代表取締役選定決議によって次期の社長を選定します。
一方、取締役会を設置していない会社は、次のいずれかの方法で社長を選定しなければなりません。

• 株主総会での決議
• 互選による選出
• 定款による代表取締役の指名

ただし、代表取締役に就任するにあたっては、事前に取締役に就任する必要があり、取締役の選出には、株主総会の決議が必要です。
取締役会または株主総会で新たな社長の決議がなされたら、法務局で変更登記手続きを行います。

社長交代を正式に発表する際のマナーと注意点

社長交代は、法務局での変更登記の手続きが完了してから発表することが大切です。登記手続きが完了する前に社長交代を発表してしまうと、不都合な状況に陥ってしまう可能性があります。
登記手続きが終わっていない段階では、当然ながら登記情報は変更前の状態です。その状態で社長交代を発表してしまうと、新たに取引を始める企業などが登記情報を確認した際に、登記簿上の代表取締役の名前と公表されている社長の名前が違っているということになり、不信感を抱いてしまう恐れがあります。そのため、社長交代を正式に発表する際には、変更登記手続きの完了を確認することが大切です。
また、社外関係者への社長交代の正式なお知らせは、挨拶状の送付をもって通知します。挨拶状の送付は、社長交代決定後1週間以内に行うことがマナーだと言われています。そのため、変更登記完了から1週間以内に挨拶状を発送できるよう、早めに準備を進めておくことが大事です。

社長交代のお知らせ文の作成方法

社長の交代は頻繁に行われることではありません。そのため、総務や人事担当でも、社長交代の挨拶状については作成経験がなく、いざ社長交代の挨拶状を送付する際には、文面をどのように作成すればよいのか悩まれるケースも多いようです。
ここでは、社長交代の挨拶状の作成方法についてご説明します。

正式な社長交代のお知らせに必要な内容とは？

株式会社の社長交代のお知らせに必要な内容とは、次のようなものです。

• 時候の挨拶
• 日頃の感謝
• 社長が交代した旨の報告
• 新社長就任にあたっての所信
• 今後の交誼のお願い
• 末文の挨拶
• 日付と新社長の名前

挨拶状の書き方｜社長就任・退任のポイント

社長交代の挨拶状を作成する際には、新社長の挨拶のみを記載するケースもあれば、前社長の挨拶後に新社長の挨拶を続けるケースもあります。いずれの場合であっても失礼にはあたりません。ただし、前社長と新社長の両方の挨拶文を記載する際には必ず前社長の退任挨拶を先に記載し、次に新社長の就任挨拶を続けるようにします。
また、前社長の逝去に伴う社長交代などの場合は、社長交代の理由として前社長が逝去したことを伝えるケースが多く、その他の場合においては社長交代の事由を詳細に記す必要は基本的にありません。第〇回の株主総会や取締役会における決議を受けて社長に就任したことが分かるよう、簡潔に記載するようにしましょう。

社長交代のお知らせの例文

株主総会の決議を受けて社長が交代する場合に、前社長と新社長が連名で挨拶状を送る際の例文をご紹介しましょう。

謹啓 〇〇の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます

さて 私儀

このたび弊社第○回定時株主総会終了を期に代表取締役社長を退任いたしました
令和○年社長就任以来○年の長きにわたりひとかたならぬご懇情を賜り有難く御礼申し上げます

後任の代表取締役社長として○○○○が就任いたします
私同様のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます

まずは略儀ながら書中もって御礼かたがたご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇〇月

〇〇〇〇

謹啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます

さて　私儀

このたび弊社第○回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました
甚だ微力ながら今後社業発展のため全力を尽くす所存でございます
前社長同様 ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中もって就任のご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

社長交代のお知らせ方法｜社内外への周知と手続き

社外関係先への社長交代についての正式なお知らせは、挨拶状の発送をもって行うべきです。しかし、社長交代のお知らせは社内も含め、同時期に広く通知する必要があるため、次のような方法も含めて周知の仕方を検討していくと良いでしょう。

社員向けのお知らせ｜通知文書とタイミング

社長交代時は、新社長の就任決定後、適切なタイミングで社員にも通知します。社外に向けて社長交代の挨拶状を送付する前に、まず社員に社長交代の事実を周知し、取引先などへの対応方法を徹底しておくことが大切です。また、社員への告知はメールなどで送付するケースが一般的ですが、文書を回覧することによって通知するケースもあります。

取引先や顧客へのお知らせ方法｜挨拶状・メール・電話

取引先や重要な顧客などへは挨拶状を送付し、お知らせするケースが一般的です。しかし、それほど深い関わりがない企業などへは、メールで通知するケースも増えています。また、重要な取引先の場合は、挨拶状の送付後に電話でアポイントを取得し新社長が直接就任の挨拶に伺うと、より丁寧な印象を与えられるでしょう。

ホームページやプレスリリースでの社長交代の発信

広く社長交代について告知する場合は、ホームページのお知らせ欄に掲載したり、プレスリリースを活用するとよいでしょう。これによって世間一般に周知することが可能となり、より多くの人に社長交代の旨を知らせることができます。

社長交代に伴う法的手続きと必要書類

社長交代とは、企業の代表者の交代であり、法的な手続きが必要になります。

代表取締役変更の手続き一覧と注意点

代表取締役の変更に伴い、必要となる手続きは次のとおりです。また、手続きには期限が決められているものもあるため、期限内に手続きを済ませるように注意しましょう。

手続き場所	手続き内容	手続き期限
法務局	代表取締役の変更登記	決定後2週間以内
税務署	異動届出書の提出	決定後速やかに
年金事務所	事業所関係変更届の提出	事実発生から5日以内

また、法的手続きではありませんが、取引銀行での代表者名の変更手続きも必要です。

法務局への登記手続きと必要書類

法務局で代表者の登記変更手続きをする際には、次の書類の提出が必要です。

• 株式会社変更登記申請書
• 株主総会の議事録
• 株主リスト
• 就任承諾書
• 印鑑証明書

なお、状況により必要な書類が追加されることもあります。
役員の変更登記については法務局の窓口のほか、オンラインで申請をすることも可能です。

社長交代後の新体制｜発展に向けた取り組みと今後の展望

社長交代後、新たな体制のもと、会社をより発展させるためには社内外に向けて、今後の展望を示すことが大切です。

新社長の就任挨拶と経営方針の発表

社長交代後は、社員に向け新社長の就任挨拶を行います。挨拶では、前社長や社員に対しての感謝を述べ、社長就任にあたってどのような方向で会社の舵取りを進めるのか経営方針を発表します。また、会社の発展のためには、全社員の協力が欠かせない旨も伝えることが大切です。

社員との信頼関係の構築方法

社業の発展のためには、社員との信頼関係の構築が欠かせません。そのためには、就任挨拶の際に、困難に直面した場合でも前を向きながら壁を一つ一つ乗り越え、会社を引っ張るという強いリーダーシップを示すことが大切です。また、具体的な施策や明確なビジョンを示すことが、社員の士気を高めることにもつながります。
就任後は、社長が社員の声にもしっかりと耳を傾ける姿勢を示し、社員がやりがいをもって仕事に取り組めるような、働きやすい環境作りを進めることも大切です。

取引先との信頼関係の構築方法

取引先との信頼関係の構築にあたっては、まずは、社長交代を知らせる挨拶状を速やかに送付し、相手に対して敬意を示すことが重要になります。挨拶状の文面には、日頃の厚誼への感謝と良好な関係性の維持のお願いを盛り込むことが大切です。
また、タイミングを見ながら取引先を訪問し、社長就任にあたっての挨拶を直接行うことで、相手先の状況もリアルに把握することが出来ます。そして取引先の要望などにも真摯に耳を傾ければ、さらに良い関係性の構築につなげられるでしょう。

まとめ：社長交代の際の挨拶状作成のご依頼は挨拶状の達人へ！

社長交代時には、株主総会や取締役会で決議を行い、法務局で変更登記を行う必要があります。また、登記完了後には税務署や年金事務所などでの手続きも必要になり、何かと忙しくなるでしょう。しかし、社長交代後も事業をスムーズに進めるためには、取引先に対してのお知らせも忘れてはいけません。ビジネスマナーに則った挨拶状の送付による社長交代のお知らせは、受け取る相手に対して誠意を示す行為でもあります。
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社長交代の挨拶状の作成は、挨拶状の達人にお任せください。