【社長交代の挨拶状】株主総会後の役員改選の文例と発送マナーを解説

6月前後は、定時株主総会を開催する企業が多い時期です。株主総会で社長交代を含めた役員改選が承認された場合、取引先などに対して社長交代や役員交代をお知らせする挨拶状の送付が必要です。では、役員改選に伴う役員退任や新体制についての挨拶状には、どのような文章が適しているのでしょうか。
今回は、株主総会で役員改選の承認を得た後に送付が必要となる社長交代・役員交代の挨拶状の書き方や送り方などについてご説明します。

株主総会で役員改選が決議されたら挨拶状を準備しよう！

株式会社の場合、社長交代や役員交代を行う際には、株主総会での決議が必要です。また、社長交代や役員交代があった場合は、速やかに挨拶状を送付し、取引先等に新体制についての報告をしなければなりません。そのため、株主総会で役員改選の決議が決議されたら、すぐに挨拶状を発送できるよう、事前に文案や送付先リストの作成準備を進めておくことが大切です。

なぜ挨拶状が必要なのか？役割とは

挨拶状とは、相手にお知らせやお礼などを伝える文書のことであり、役員改選時も挨拶状を送付するケースが一般的です。社長交代や役員交代の挨拶状には、体制が変わったことについて報告をするとともに、新体制でも変わらぬ付き合いをお願いする役割があります。また、挨拶状の中で退任する役員がこれまでの感謝を伝え、新たに就任した役員が引き続きの支援をお願いするケースもあるでしょう。いずれにせよ、挨拶状の送付は、相手にいち早く状況の変化を伝えることで、相手に対する誠意を示す目的もあるのです。

企業イメージを左右する大事なコミュニケーション

社長交代や役員交代があった場合、挨拶状の送付がルールとして決められているわけではありません。しかし、挨拶状を送付することで、自社の新たな体制を早急に知らせたいという、相手を大切に思う姿勢を示すことができます。また、丁寧な文章で挨拶をすることで、企業としての品格を示すこともできるでしょう。挨拶状の送付は、ルールではないものの、ビジネスシーンで取引先などとの良好な関係性を維持していくうえで欠かせないコミュニケーション手段だといえます。

社長交代・役員交代の挨拶状を出すタイミングは株主総会後が一般的

社長交代や役員交代が行われた場合、挨拶状は株主総会後に送付します。

株主総会での承認が正式な決定

株式会社の場合、社長や役員を交代する際には、株式総会での決議が必要です。株主総会は株式会社の最高意思決定機関であり、社長交代や役員交代に伴う登記変更を行う際には、株主総会の議事録の提出も必要となります。そのため、株主総会の承認がなければ、社長や役員の交代は正式に決定している状態とはいえません。

早すぎても遅すぎてもNG！適切なタイミングとは

社長交代や役員交代の挨拶状の送付タイミングは、株主総会が終了し、登記変更が完了してから1週間以内が目安です。株主総会の決議前は、まだ社長交代や役員交代が正式に承認されたわけではないため、必ず株主総会終了後に送付するようにしましょう。また、社長交代や役員交代から長い時間が経過した後に挨拶状を送付しても、適切なタイミングを逸することになってしまいます。
社長交代や役員交代の挨拶状は、早すぎず遅すぎない、株主総会終了後、登記手続き完了から1週間以内に送付するようにしましょう。

社長就任・役員交代の挨拶状は誰に出す？

社長就任・役員交代の挨拶状は、適切なタイミングで発送することが大切です。では、挨拶状は誰に送付すべきなのでしょうか。

取引先・株主など、送付先の優先順位を知る

挨拶状の送付先は、基本的には日頃お世話になっている取引先です。状況に応じて、顧客にも送付した方がよいケースもあるかもしれません。また、株主に対しては決議通知内において、社長交代や役員交代について決議がなされたことを報告します。

取引先全社に送るかはケースバイケースで判断する

基本的には、全ての取引先に対して挨拶状を送付する形が望ましいですが、予算等の関係で送付先を限定する場合には、重要な取引先などから優先順位を付けて送付するようにしましょう。

役職名・敬称の正しい書き方も要チェック

挨拶状を送付しても、宛名に記載する役職名や敬称に誤りがあった場合、相手に対して大変失礼な行為となります。基本的には、挨拶状は取引先の代表者宛に送付します。しかし、代表者の役職は、代表取締役社長の場合もあれば、代表取締役の場合もあるなど、企業によって変わってくるため、宛名リストを作成する際には正しい役職名を確認することが大切です。どうしても代表者名が分からない場合は、企業名に「様」ではなく「御中」の敬称を付けることを忘れないようにしましょう。

社長交代・役員交代の挨拶状の基本構成と例文

社長交代や役員交代の挨拶状では、基本的な文章の構成が決まっています。構成を理解しておくと、自社の状況に合わせた文面を作成しやすくなるでしょう。ここでは、挨拶状の基本構成と社長交代や役員交代の挨拶状の例文をいくつかご紹介します。

挨拶状の基本構成（時候の挨拶〜結語）

まず、挨拶状は「頭語」、「時候の挨拶」、「本文」、「結びの挨拶」、「結語」の順に記載します。社長交代や役員交代の挨拶状の場合は、本文の箇所に、社長や役員が交代したことの報告、就任にあたっての抱負、今後についてのお願いを記載します。

前社長・新社長それぞれの例文もチェック

前社長と新社長の連名で挨拶状を送付する場合は、前社長からは就任期間中にお世話になったことへの感謝、新社長からは今後に向けた抱負を記載します。
以下に具体的な挨拶状の例をご紹介します。

謹啓 〇〇の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます

さて 私儀

このたび弊社第〇回定時株主総会終了を機に代表取締役社長を退任いたしました
令和〇年社長就任以来〇年の長きにわたりひとかたならぬご懇情を賜り有り難く御礼申し上げます
後任の代表取締役社長として〇〇〇〇が就任いたします
私同様のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中もって御礼かたがたご挨拶申し上げます

謹　言

令和〇〇年〇〇月

〇　〇　〇　〇

謹啓 時下ますますご清祥のこととお慶び申し上げます

さて 私儀

このたび弊社第〇回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました
甚だ微力ながら今後社業発展のため全力を尽くす所存でございます
前社長同様 ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中もって就任のご挨拶申し上げます

謹　言

令和〇〇年〇〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇　〇　〇　〇

複数名の役員改選がある場合の例文

社長だけでなく役員も改選した場合には、新任の役員も含め、以下のような文面で新たな組織の紹介をします。

謹啓
時下ますますご清栄の段お喜び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り厚く御礼申し上げます

さて 私こと

このたび 第○回株主総会および取締役会の決議により ○○○○○○株式会社代表取締役社長に選任され 令和○年○月○日をもちまして就任いたす運びと相成りました
はなはだ浅学非才の身ではございますが 誠心誠意社業の発展に全力を尽くして臨む所存でございます
なにとぞ一層のご指導ご鞭撻を賜りますよう心よりお願い申し上げます
まずは略式ながら書面をもって就任のご挨拶を申し上げます

敬白

令和〇〇年〇月〇日

〇〇〇〇〇〇株式会社
代表取締役社長　〇　〇　〇　〇

記

なお 取締役〇〇〇〇は本株主総会をもちまして退任いたしました
在任中に賜りましたご厚情に対し厚く御礼申し上げます

メールより紙の挨拶状が好まれる理由とは？

近年では、業務においてもメールでのやりとりが増え、以前のように文書を送付する機会は減少しています。しかしながら、役員の改選は取引先など、関係先に与える影響も大きなものがあります。そのため、通常の業務と変わらないメールでの連絡ではなく、よりフォーマルな形である挨拶状を送付することで相手に対し、大切なお知らせを丁寧に伝えたいという意思を示すことができるでしょう。
また、挨拶状を送付することで、取引先企業の代表者に直接、役員改選についての報告ができます。メールの場合、重要な連絡であるにもかかわらず、数が多いために、相手の目に触れずに終わってしまう可能性も考えられます。挨拶状を送付すれば、確実に社長交代や役員交代の報告ができる点も挨拶状の送付が好まれる理由だといえます。

株主総会終了から発送までのスケジュールをチェック！

株主総会終了後から、挨拶状発送までのスケジュールを確認しておきましょう。

文案作成から発送までのステップを確認

まず、社長交代や役員交代を知らせる挨拶状の文面案や送付先リストは、株主総会の前に準備しておくとよいでしょう。株主総会によって役員の改選が確定したら、社内で文章の承認を受け、印刷会社に印刷を手配します。挨拶状が納品されたら宛名を印刷し、封筒に挨拶状を封入し、封緘して切手を貼り、発送します。
印刷会社の中には、宛名印刷から封入・封緘、切手の貼付、投函までを代行している会社もあるため、数が多い場合などは印刷会社の代行サービスの利用を検討するとよいでしょう。

印刷会社への依頼は何日前が理想？

挨拶状の印刷を発注する場合、発送のスケジュールも考えて納期を確認する必要があります。印刷会社や発注部数によって納品までにかかる期間は変わりますが、挨拶状の達人の場合、営業日の15時までのご注文については翌営業日までに仕上がり見本を提出し、そこから出荷まで約3営業日が必要です。そのため、完成した挨拶状を受け取ってから、すぐに発送の準備をすると仮定しても、最低5営業日前までには発注をする必要があるでしょう。
また、宛名印刷や封入、投函までの代行を依頼する場合は、6営業日ほどの時間が必要です。

挨拶状の印刷・発送で気をつけたいポイント

社長交代や役員交代の挨拶状の印刷・発送をする際には、次のポイントに注意することが大切です。

印刷用紙や封筒の選び方で印象アップ

挨拶状の用紙や封筒によっても相手に与える印象は変わります。そのため、挨拶状にはフォーマルかつ清潔感が感じられる白色のケント紙や大礼紙などを使用するケースが主流です。相手に与える印象も踏まえ、用紙や封筒を選ぶことも大切です。

宛名ミス・誤字脱字の対策をしっかり検討する

挨拶状だけでなく、送付先となる宛名についても誤字や脱字、住所の間違いなどがないようにチェックをしなければなりません。宛名の印字ミスは信用問題に発展する恐れもあります。担当部署にも確認を依頼し、二重にチェックする体制を整えておきましょう。

印刷会社を活用する際のメリットと注意点

印刷会社に挨拶状印刷を依頼する最大のメリットは、高い品質の挨拶状を作成できる点です。また、印刷会社によっては宛名印刷や封入、投函までのトータルサポートを提供している会社もあり、挨拶状の送付に関する手間を大きく軽減することができます。
しかしながら、インターネットから発注する場合、期待していたよりも品質が低く落胆したり、事前相談ができずイメージ通りの送付状の作成が困難となるケースもあります。インターネットから挨拶状印刷を発注する場合には、そのようなリスクを避けるためにも、挨拶状の印刷実績が豊富な会社を選ぶことをおすすめします。

まとめ｜社長交代の挨拶状は早めの準備が大事！

株主総会において役員の改選が承認された場合、1週間以内を目安に社長交代や役員交代の挨拶状を送付します。挨拶状の送付は義務ではありません。しかしながら、丁寧な文章で新体制について報告する挨拶状を送付すると、大切な相手に対し敬意を示すとともに、新体制においても引き続き良好な関係性を維持したいという意思を伝えることができます。株主総会の前後はさまざまな準備が必要になり、何かと忙しい時期ですが、適切なタイミングで挨拶状を送付できるよう準備を進めるようにしましょう。
挨拶状の達人は、創業70年以上の挨拶状印刷の老舗です。リーズナブルな価格で高品質の挨拶状印刷を提供しています。また、宛名印刷や封入、封緘、投函代行まで、挨拶状の発送に関わる一切の業務を代行することも可能です。社長交代や役員交代の挨拶状を送付する際は、ぜひ挨拶状の達人にお任せください。