新任社長必見！社長交代挨拶状のタイミングと文例で失敗しないコツとは？

新社長の就任が決定した場合、日頃からお世話になっている取引先や顧客に対し、社長が交代した旨を挨拶状でお知らせすることが一般的な礼儀となっています。では、社長交代の挨拶状は、どのタイミングで送付すべきなのでしょうか。
今回は、新たに社長に就任される方や広報担当者などが把握しておきたい社長交代の挨拶状の送付タイミングと文例、スマートに挨拶状を送付するためのポイントについてご説明します。

新任社長が知るべき挨拶状の基本

まずは、新任社長として知っておくべき挨拶状の基本的な知識をご紹介しましょう。

社長交代を知らせる挨拶状を送る際の正しいタイミング

社長交代を知らせる挨拶状の送付タイミングは、社長交代から1週間以内です。社長交代から時間が経過してのお知らせは相手に対して失礼にあたるだけでなく、よからぬ憶測を引き起こすリスクも高まります。
社長交代時には、交代から1週間以内には挨拶状を送付できるように準備を進めておきましょう。

挨拶状のマナーとエチケット

挨拶状は、頭語と結語を用い、時候の挨拶などを取り入れながら、日本ならではの文書マナーに則った形式で文章を作成します。また、挨拶状の作成時には句読点は使用しない点にも注意が必要です。
更に、挨拶状はハガキで送付するのではなく、単カードを使用する場合でも封筒に入れて送付するようにしましょう。

挨拶状の準備の手順や流れ

社長交代の挨拶状の送付タイミングは、社長交代から1週間以内です。社長交代のタイミングはさまざまな業務で忙しくなりますが、大切な取引先や顧客に不快な印象を与えることのないよう、時機を逃さずにしっかり準備を進めるようにしましょう。

取引先リストの作成と整理

まずは、挨拶状を送付すべきリストを作成します。取引先をリスト化したら、社名や住所、代表者に誤りはないかを、必ず複数の人の目でチェックするようにしましょう。また、重要な相手への送付漏れなどが発生しないように、関係部署の責任者にもリストの確認を依頼することが大切です。

挨拶状の文面作成（ポイントとテンプレート・例文）

取引先リストを作成すると同時に、挨拶状の文面作りも進めましょう。社長交代の挨拶状は、頭語から始まり、時候の挨拶を入れ、いつもお世話になっていることへの謝意を示します。
次に本題を記載しますが、交代の理由を記載する必要はなく、退任または就任の事実だけを簡潔に報告します。社長交代後も引き続き良好な関係性の継続をお願いし、結語で締めます。

ここでは、挨拶状の達人が用意している社長交代の挨拶状のテンプレートをいくつか例文としてご紹介します。

＜社長交代を連名でお知らせする挨拶状＞

謹啓 〇〇の候 貴社ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます

さて 私儀

このたび弊社第○回定時株主総会終了を期に代表取締役社長を退任いたしました
令和○年社長就任以来○年の長きにわたりひとかたならぬご懇情を賜り有り難く御礼申し上げます
後任の代表取締役社長として○○○○が就任いたします
私同様のご支援ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます

まずは略儀ながら書中もって御礼かたがたご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇月

〇〇〇〇

謹啓 時下　ますますご清祥のこととお慶び申し上げます

さて　私儀

このたび弊社第○回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました
甚だ微力ながら今後社業発展のため全力を尽くす所存でございます
前社長同様 ご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます
まずは略儀ながら書中もって就任のご挨拶申し上げます

謹言

令和〇〇年〇月

株式会社　〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長　〇〇〇〇

＜単カードタイプの社長交代挨拶状＞

謹啓 時下ますますご清栄のこととお慶び申し上げます
平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます

さて　私こと

このたび第○回株主総会及び取締役会の決議により○○○株式会社代表取締役社長に選任され 令和○年○月○日をもちまして就任させていただく運びと相成りました
はなはだ浅学非才の身ではございますが 前社長の方針を受け継ぎつつ 更なる社業の発展に全力を尽くしてまいる所存でございます
なにとぞ一層のご指導ご鞭撻を賜りますよう心よりお願い申し上げます
まずは略式ながら書面をもって就任のご挨拶を申し上げます

謹言

令和〇〇年〇月〇日

株式会社 〇〇〇〇〇〇
代表取締役社長 〇〇〇〇

印刷業者の選定と発注

挨拶状の文面が完成したら、印刷業者を選定し必要部数を発注します。印刷業者を選ぶ際には、費用面を重視するだけでなく、挨拶状の印刷経験やバリエーションを豊富に持つ会社であるかどうかもチェックするようにしましょう。挨拶状印刷の実績が豊富な印刷会社であれば、美しい仕上がりが期待できるのはもちろんのこと、細かな部分もしっかりと校正されるはずです。文章や体裁の小さなミスにも気づきやすく、間違いのない挨拶状が作成できるでしょう。
また、社長交代時にはさまざまな作業が発生し、社内も慌ただしい状況のはずです。発注の際には社員の負担を減らすため、発送や封入の代行など、オプションサービスを利用できるかについても確認することをおすすめします。

封筒の選び方と準備

社長交代の挨拶状は、封筒に入れて発送します。次に挨拶状の封筒や切手の選び方、挨拶状の封入の仕方などをご説明します。

洋2封筒のサイズ

挨拶状を送付する際には洋形2号（洋2）と呼ばれるサイズを使用することが一般的です。洋2封筒のサイズは114mm×162mmで、三つ折りのカードから単カードまで、挨拶状をぴったりと挿入することができます。

切手の選び方（通常郵便と速達の違い）

切手は、記念切手ではなく一般的な普通切手を使用します。また、通常郵便ではなく、速達で発送する場合は、速達料金が必要になります。急いで発送したい場合には、速達料金分の切手を貼ることを忘れないようにしましょう。

封筒の正しい書き方と挨拶状の入れ方

縦書きの挨拶状であれば、封筒も縦書きで記載します。郵便番号から一文字下げて住所を記載し、相手の名前が中央に来るようにバランスを考えます。また、右から住所、会社名、役職名、名前の順に記載し、番地などの数字は漢数字を用い、名前を一番大きく記載するようにしましょう。
単カードを入れる場合は、封筒の表面と挨拶状の印字された面を揃えて封入します。ちなみに、封を開けた際にすぐ文面が見えるよう、あえて印字面を封入口の方に向けて送付するケースもあります。
二つ折りカードを挿入する場合は、本文が内側となるように用紙を折り、挨拶状の文面が始まる面の裏側が封筒の宛名面に来るように封入します。ただ、昨今では、封筒を開けた際にカードを取り出しやすいように、挨拶状の折り目部分が封筒の取り出し口にあたる向きで挿入するケースも増えています。
また、三つ折りカードの場合は、カードの左側を先に折り、次に右側を折って重ねます。封筒に入れる際には、カードの右側が封筒の取り出し口に来るように入れることが多くなります。
いずれの場合も、宛名と挨拶状の本文の上下が逆さまとならないように注意しましょう。

発送前の最終チェックリスト

社長交代の挨拶状を発送する前には、必ず最終チェックを行います。

挨拶状内容の再確認（誤字・脱字がないか）

印刷業者に発注する際、挨拶状の内容については校正を行いますが、誤字や脱字がないか、社長名や日付などに誤りがないか、発送前にもう一度確認をしましょう。

封筒の宛名確認

封筒の宛名にミスがあっては、相手に対して大変失礼です。リストと照らし合わせながら役職名や名前の漢字などに誤りがないか、一つひとつチェックをしましょう。

受け取った側の対応マナー

社長交代の挨拶状を送付する場合、反対に受け取る側の立場としてのマナーが気になることもあるでしょう。もし、社長交代の挨拶状を受け取った場合、社長就任パーティーの招待に関する返信ハガキなどが同封されていなければ、返信の必要はありません。しかしながら、挨拶状に丁寧な返信をすることが相手への印象を向上させ、円滑な取引につながる可能性もあります。これからも引き続き良い関係を維持したい場合や更なる関係向上を目指したい場合は、できるだけ早く返信することをおすすめします。

よくある質問とその回答

社長交代の挨拶状に関して、次のようなご質問をいただくケースが多くあります。挨拶状の達人に寄せられるよくある質問にお答えします。

退任する社長と新任社長、どちらの名前で挨拶状を出す？

社長交代の挨拶状の差出人は、新社長の名前で出します。挨拶状の文面に前社長からの挨拶文を記載する場合でも、新社長の名前のみを記載すれば問題ありません。

社長交代に伴う役員変更も挨拶状で報告するべき？

社長交代に伴い役員の変更もある場合には、新体制についても挨拶状で同時に報告すると良いでしょう。

挨拶状に同封すべきその他の文書は？

新社長就任の挨拶と共に新社長の就任披露パーティーを開催する場合には、出欠の有無を確認する返信用ハガキや会場の地図などを同封しましょう。

社長交代発表のプレスリリースは必要？

社長交代に関するプレスリリースは、広域に渡って社長の交代を知らせる効果が期待できます。取引先以外にも社長交代をアピールすることができるため、プレスリリースも利用すると良いでしょう。

社長交代・就任の挨拶状のご依頼は「挨拶状の達人」へ

最近では、インターネットが発達し、取引先との連絡もメールを介して行う機会が増えてきました。しかし、社長交代は企業にとって代表者が変わる重大な出来事であり、フォーマルな形式の挨拶状での報告は、相手への敬意を示すことにもつながります。社長交代の際には、社長交代から1週間以内というタイミングに合わせて、丁寧な挨拶状を送付しましょう。
挨拶状の達人はスピーディーで美しい仕上がりに定評を持つ、挨拶状印刷の老舗です。今回ご紹介した例文以外にも、サイト上に豊富なテンプレートをご用意しております。また、社長交代に伴う業務で慌ただしい時期でもスムーズに挨拶状を送付できるよう、宛名印刷や封入代行、切手貼りの代行など、さまざまなオプションサービスもございます。社長交代の挨拶状印刷は、ぜひ挨拶状の達人にお任せください。