【押さえるべきポイントは？】株主総会の挨拶状の作り方を徹底解説！
株主総会では企業が株主と直接顔を合わせることになります。このような大切な場だからこそ、丁寧な挨拶状を用意するのがマナーです。 今の時代、「メールやFAXでも十分じゃない？」と思う方もいるかもしれません。しかし、このような時代だからこそ、きちんとした挨拶状を送ることで会社への信用も高まりますし、より株主から愛される会社になれるはずです。ここでは株主総会を成功に導く挨拶状の作り方を解説します。ぜひお役立てください。株主総会挨拶状はどのようなタイプで出したらいいの？
挨拶状には封筒入りタイプとはがきタイプがありますので、両方見ていきましょう。封筒入り挨拶状
株主総会・株主説明会の案内状は、「封筒入り挨拶状」がおすすめです。 2つ折りタイプなら、右に挨拶などを含む株主総会の案内を書き、左側に別記で 日時や場所、議案を示すことによって、分かりやすい挨拶状になります。返信用のはがきを同封することも可能です。地図をいれることもできますので、ご希望の場合は「挨拶状の達人」にお問合せください。 挨拶状のグレードをアップしたい場合は、封緘シールを貼ることをおすすめします。これによって相手により丁寧な印象を持ってもらうことができ、会社の印象を高めることにも繋がります。はがき挨拶状
株主総会の挨拶状は、はがきで送ることもできます。はがきには官製はがきと私製はがきがあります。郵便局で売っている「官製はがき」には切手も含まれていてそのまま出せるので切手貼りの手間がかかりません。官製はがきで挨拶状を送る際は「ヤマユリ」を選んでください。「胡蝶蘭」は弔事用になるので、ここだけは絶対に間違えないよう注意してください。「私製はがき」は切手を貼ってから出す必要があります。少しでも手間を省きたいという方には切手貼りのオプションもありますので、お気軽にお問合せください。 株主総会の挨拶状は封筒入りタイプでもはがきタイプでも大丈夫ですが、重要事項を左側に別記で記せるという点では封筒入りタイプのほうがおすすめです。株主総会の挨拶状作成のポイント
株主総会の挨拶状を作ることになると、「マナーがよくわからない」、「相手に失礼があってはいけない」と不安を感じる方が多いと思います。しかし、ビジネス上の挨拶状には押さえておくべきポイントがあり、それをしっかり把握しておけばけっして難しいものではありません。ここでは、株主総会の挨拶状作成のポイントをご説明します。まずは基本の形を押さえておきましょう。前文
株主総会の挨拶状といっても基本的なことは他のビジネス文書や手紙と同じです。「拝啓」、「謹啓」などの頭語から書き始めましょう。敬意の度合いが高い「謹啓」の方が、株主総会の挨拶状にはふさわしいと思います。厳寒の候、真夏の候などの時候の挨拶も盛り込み、日頃のお礼も文言に加えるようにしましょう。 ・謹啓 厳寒の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます。平素は一方ならぬご厚情に預かり深謝申し上げます このように書くのが一般的です。本文
次に、メインとなるお知らせと参加のお願いを書きます。 相手が欠席の場合、議案に対する賛否についての返信が必要になります。 ・当日欠席される場合には参考資料をご高覧いただき同封いたしました委任状に議案に対する賛否の御明示および御記名御捺印の上、〇〇年〇月〇日までに当社に到着するようご返送くださいますようお願い申し上げます。 などと記し返信をお願いし、返答期限を明記するようにしましょう。 ・開催日時（曜日・時間など） ・開催場所（会場名、住所・電話番号・アクセスも明記） ・議案 などは極めて大切な事項です。より分かりやすくなるよう別記にすることをおすすめします。末文
「本来、直接お伝えすべきことですが、手紙ですみません」という気持ちを込めて「略儀をお許しください」という一文を入れればより丁寧な挨拶状になります。「謹啓」で始まる文章は「謹白」で結びましょう。
株主総会の挨拶状を出すベストタイミングは？
スケジュールを調整したり、返信したりする手間のことを考えると、株主総会の少なくとも2週間以上前に届くようにしなければなりません。非公開会社の株式総会なら、書面投票や電子投票を定めない場合は1週間前まででよいとされています。いずれにせ、株式総会前は色々な業務に忙殺されることと思いますので、株主総会の挨拶状の準備は余裕を持って1ヶ月前くらいから始めておいたほうがよいでしょう。 また株主総会で役員改選があった場合、新たに就任した役員を知らせるための挨拶状も必要になります。この場合は、就任後1週間以内に届くようにするのがベストです。文例
単カード 臨時株主総会で組織変更決議
謹啓 時下ますますご清栄の段お喜び申し上げます 平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます 株式会社 ○○○○は第 ○会臨時株主総会において左記のとおり組織を変更することを決議しましたのでお知らせします なおこれに伴う役員の変更についても併せてお知らせいたします 何とぞ今後とも変わらぬご愛顧のほどお願い申し上げます 敬 具 令和〇〇年〇月○日 株式会社〇〇〇〇〇〇〇 代表取締役社長〇〇〇〇 記 代表取締役社長〇 〇 〇 〇 取締役〇 〇 〇 〇 取締役〇 〇 〇 〇(新任)
二つ折カード 社長就任株主総会
単カード 社長就任退任時株主総会
謹啓 ○○の候 ますますご清栄のこととお慶び申し上げます 平素はひとかたならぬご厚情にあずかり深謝申し上げます さて 私儀 令和○年○月○日開催の第○回定時株主総会及び取締役会において代表取締役社長に選任され就任いたしました もとより浅学非才ながら今後社業発展に誠心誠意精励する覚悟でごいますので一層のご指導ご鞭撻を賜りますようお願い申し上げます 早速拝層のうえご挨拶申し上げるべきところ先ずは略儀ながら書中をもって就任のご挨拶申し上げます 敬具 令和○○年○月○日 株式会社 〇〇〇〇〇〇 代表取締役社長 〇〇〇〇
単カード 社長就任株主総会
謹啓 時下ますますご清栄の段おび申し上げます 平素は格別のお引き立てを賜り深謝申し上げます さて 私こと このたび第○回株主総会および取締役会の決議により○○○株式会社代表取締役社長に選任され 令和○年○月○日をもちまして就任 させていただく運びと相成りました はなはだ浅学非才の身ではごいますが 前社長の方針を受け継ぎつつ 更なる社業の発展に全力を尽くしてまいる所存でごいます なにとぞ一層のご指導ご鞭撻を賜りますよう心よりお願い申し上げます まずは略式ながら書面をって就任のご挨拶を申し上げます 敬具 令和○○年○月○日 株式会社 〇〇〇〇〇〇 代表取締役社長 〇〇〇〇
二つ折カード 株主総会C
謹啓 ○○の候 ますますご清栄のこととお喜び申し上げます 平素は格別のご愛顧をいただき厚くお礼申し上げます さて このたび第○時株主総会を記のり開催いたしますのでご出席くださいますようご通知申し上げます なお当日ご都合によりご欠席になる場合は書面によって決議権を行使することができます 誠にお手数ながら同封資料をご検討いただき委任状用紙に賛否をご記入御捺印のうえ○月○日までに到着するようご送付いただきたくお願い申し上げます 敬白 令和〇〇年〇〇月 株式会社 〇〇〇〇〇〇 〇〇〇〇代表取締役社長 記 一、日時 : ○年○月○日(○) ○時より 一、場所 : ○○会館第○号○階 ○○会議室(別紙の地図をご参照ください) 電話番号 ○○○○○○○○○ 一、議案 : 第一号議案 ○○○○○○○○○○○○○○○○○ : 第二号議案 ○○○○○○○○○○○○○○○○○ ○○○○○○○○○○○○○○○○○ : 第三号議案 ○○○○○○○○○○○○○○○○○ 以 上
二つ折カード 株主総会B
拝啓 ○○の候 関係者の皆様にはますますご隆盛のこととお喜び申し上げます 平素は格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます さて このたび弊社第○期定時株主総会を左記の通り開催いたしますのでご出席くださいますようご案内申し上げます なお当日ご都合によりご欠席される場合は別紙資料をご検討賜り同封の委任状用紙に賛否をご表示の上ご記名ご捺印頂きご返送くださいますようお願い申し上げます 誠にお手数ながら○月○日まにご返送下さいますよう重ねてお願い申し上げます 敬具 令和〇〇年〇〇月 株式会社 〇〇〇〇 代表取締役社長 〇〇〇〇〇〇 記 一、日時 : ○年○月○日(○) ○時より 一、場所 : : ○○会館第○号○階 ○○会議室 (別紙の地図をご参照ください) 電話番号 ○○○○○○○○○ 一、議案 : 第一号議案 ○○○○○○○○○○○○○○○○○ : 第二号議案 ○○○○○○○○○○○○○○○○○ ○○○○○○○○○○○○○○○○○ : 第三号議案 ○○○○○○○○○○○○○○○○○ 以 上
二つ折カード 株主総会A
謹啓 ○○の候 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます 平素より格別のご高配を賜り厚くお礼申し上げます さて 来たる○月○日 臨時株主総会を開催いたします つきましては ご多用中とは存じますが 万障お繰り合わせの上何卒ご臨席賜りますようお願い申し上げます なお 当日ご欠席の場合は 誠にお手数ながら別紙参考資料をご検討いただき同封の委任状用紙に賛否をご明示され記名ご捺印のうえすみやかにご返送くださいますようお願い申し上げます 謹 白 令和〇〇年〇〇月 〇〇〇〇代表取締役社長 株式会社 〇〇〇〇〇〇 記 一、日時 : ○年○月○日(○) ○時より 一、場所 : ○○ビル○階 ○○会議室(別紙の地図をご参照ください) 電話番号 ○○○○○○○○○ 一、議案 : 第一号議案 ○○○○○○○○○○○○○○○○○ : 第二号議案 ○○○○○○○○○○○○○○○○○ ○○○○○○○○○○○○○○○○○ 第三号議案 ○○○○○○○○○○○○○○○○○ 以 上
定時株主総会開催1
第〇〇回定時株主総会開催の御案内 謹啓 時下ますます御清祥のこととお慶び申し上げます さて 左記の通り第〇〇回定時株主総会を開催いたしますので なにとぞ御臨席くださいますよう御案内申し上げます なお 当日欠席される場合には参考資料を御高覧いただき 同封いたしました委任状に議案に対する賛否の御明示及び御記名御捺印の上 御返送くださいますようお願い申し上げます まずは右御通知申し上げます 謹 言 令和〇〇〇年〇月 〇〇〇〇〇〇株式会社 代表取締役 〇〇〇〇 記 日 時 令和〇〇〇年〇月〇日(〇曜日)〇〇時 場 所 〇〇〇〇〇 〇〇市〇〇区〇〇丁目〇番〇号 電話(〇〇〇)〇〇〇ー〇〇〇〇 第一号議案 第〇〇期営業報告 貸借対照表・損益計算書の報告 ならびに第〇〇期利益処分案承認の件 第二号議案 取締役の任期満了による改選に関する件 以 上
定時株主総会開催2
第〇〇期定期株主総会開催のご案内 謹啓 〇〇の候 ますますご清祥のこととお慶び申し上げます 日頃はひとかたならぬご厚情を賜り 厚くお礼申し上げます さて 弊社第〇〇期定期株主総会を下記の通り開催いたしますので ご多忙のところ大変恐縮ですが 何卒ご出席いただきますようご案内申し上げます なお 当日ご出席いただけない場合は 書面により議決権を行使できます万一ご出席できない場合は 別紙の株主総会参考書類をご検討いただき同封の議決権行使書用紙に議案に対する賛否をご記入 ご押印の上 令和〇〇年〇月〇〇日(〇曜日)午後〇〇時までに当社に到着するようご返送くださいますようお願い申し上げます 謹 言 令和〇〇〇年〇月 〇〇〇〇〇〇株式会社 代表取締役 〇〇〇〇 記 日 時 令和〇〇〇年〇月〇日(〇曜日)〇〇時 場 所 〇〇〇〇〇 〇〇市〇〇区〇〇丁目〇番〇号 電話(〇〇〇)〇〇〇ー〇〇〇〇 会議の目的事項 報告事項 第〇〇期営業利益報告書・貸借対照表の内容報告の件 決議事項 利益配当金了承の件 取締役〇名の任期満了に伴う改選の件 以 上
定時株主総会開催3
第〇〇期定時株主総会開催のご案内 謹啓 貴社ますますご盛栄のこととお喜び申し上げます さて 弊社第〇〇期定時株主総会を下記のとおり開催いたしますので ご多忙中恐縮ではございますが ご出席賜りますようご案内申し上げますなお 本議案中には定足数の出席を必要とする議案もございますので当日ご欠席される場合は 別紙参考資料をご検討賜り 同封の委任状用紙に賛否をご表示いただき ご記名ご押印のうえご返送くださいますようお願い申し上げます 謹 白 令和〇〇〇年〇月 〇〇〇〇〇〇株式会社 代表取締役 〇〇〇〇 記 日 時 令和〇〇〇年〇月〇日(〇曜日)〇〇時 場 所 〇〇〇〇〇 〇〇市〇〇区〇〇丁目〇番〇号 電話(〇〇〇)〇〇〇ー〇〇〇〇 会議の目的事項 第一号議案 第〇期営業報告書 貸借対照表 損益計算書および利益金処分案承認の件 第二号議案 取締役〇名の改選の件 以 上
臨時株主総会
臨時株主総会開催のお知らせ 謹啓 時下ますます御清栄のこととお慶び申し上げます さて 弊社臨時株主総会を左記のとおり開催いたしますので 御出席くださいますよう御通知申し上げます なお 本臨時株主総会の付議事項には弊社発行済株式総数の過半数にあたる株式を有する株主の御出席が必要でございますので 当日御出席願えない場合は お手数ながら別紙の参考書類を御高覧いただき 同封の委任状に賛否を御明示賜り御記名御捺印のうえ折り返し御返送くださいますようお願い申し上げます 右 御通知かたがたお願い申し上げます 謹 言 令和〇〇〇年〇月 〇〇〇〇〇〇株式会社 代表取締役 〇〇〇〇 記 日 時 令和〇〇〇年〇月〇日(〇曜日)午後〇時 場 所 〇〇〇〇〇 〇〇市〇〇区〇〇〇丁目〇番〇号 電話(〇〇〇)〇〇〇ー〇〇〇〇 会議の目的事項 第一号議案 当社と南北株式会社との合併承認の件 第二号議案 定款の一部変更に関する件 以 上